Connecting-Expertise is een onafhankelijk, real-time online platform voor het werken met tijdelijke werkkrachten zoals consultants, uitzendkrachten en freelancers. Het platform ondersteunt alle stappen met betrekking tot het werken met tijdelijke werkkrachten, zoals het creëren van een aanvraag, selectie van kandidaten, opdrachtbeheer, prestaties invoeren en facturatie.

Het platform bestaat uit vier modules: aanvragen, opdrachten, timesheets en financiële documenten. Dit is de FAQ voor de volledige leveranciersomgeving en beschrijft dus alle functionaliteiten die beschikbaar zijn.

Wanneer je wordt overgezet naar de nieuwe versie, ontvang je automatisch een e-mail met het verzoek om je gebruikersaccount bij te werken. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat alle gegevens en instellingen correct worden opgezet in de nieuwe versie.

Om in te loggen op Connecting-Expertise, ga je naar app.connecting-expertise.com. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘inloggen’. Als je je wachtwoord vergeten bent, klik je op ‘wachtwoord vergeten’ en volg je de instructies om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Let op: je hebt zowel een gebruikersnaam als een e-mailadres. De gebruikersnaam gebruik je altijd om in te loggen; deze wordt ingesteld bij het aanmaken van je account en kan nadien niet meer worden aangepast. Het e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie, zoals het ontvangen van wachtwoordherstel-instructies en andere meldingen. Dat is anders dan in de vorige versie van het platform, waar je e-mailadres ook je gebruikersnaam was.

Je wachtwoord moet elke drie maanden worden vernieuwd. Het wachtwoord moet minimaal 12 karakters bevatten, inclusief een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een speciaal teken. Het moet ook verschillen van de vijf voorgaande wachtwoorden.

Klik op de filterknop in de rechterbovenhoek van je overzichtsscherm. Je kan specifieke data opvragen door criteria zoals klant of referentie in te voeren. Bij de invoer van gegevens begint de filter automatisch te zoeken op de ingevulde criteria. Je kan filters ook opslaan door onder de invoervelden op de knop ‘bewaren’ te klikken. Je moet vervolgens een naam geven aan de filter. Nadat de filter is bewaard, kan je rechtsboven in het menu ‘filtervoorkeur’ de filter terugvinden. Een filter activeren of deactiveren kan simpelweg door op de naam van de filter te klikken.

Je kan de volgorde van de kolommen aanpassen door rechtsboven in het overzicht (naast het filtericoon) op het kolomsymbool te klikken. Je kan de kolommen slepen om de volgorde aan te passen. Je kan hier ook kolommen uit- en aanvinken. De wijzigingen die je hier toepast, worden automatisch bewaard.

De ‘aanvragen’ module toont een overzicht van alle ontvangen aanvragen. Het overzicht bevat informatie zoals publicatiedatum, uiterste reactiedatum, titel van de aanvraag, naam van het bedrijf, type aanvraag (uitnodiging of marktplaats) en toegewezen posities (het aantal posities dat je als leverancier kan invullen).

Klik op de aanvraag in het overzicht. Dit opent een detailpagina met alle benodigde informatie om te beslissen of je een voorstel wil indienen. Afhankelijk van de instellingen van de klant wordt hier ook de contactinformatie van de klant of aanvrager getoond.

Je kan een voorstel op een aanvraag indienen door rechtsboven op de actieknop te klikken en vervolgens op ‘voorstel maken’. Een voorstel aanmaken gebeurt in verschillende stappen. In de eerste stap geef je algemene informatie op. Hier selecteer je ook welke medewerker je wil voorstellen. Let op: Dit is een andere werking dan in de vorige versie. Door te werken met medewerkers kan je gemakkelijk dezelfde medewerker op meerdere aanvragen voorstellen. Voor alle gemaakte voorstellen in de vorige versie van de tool zal automatisch een medewerker worden aangemaakt. Je kan bij het aanmaken van een voorstel deze lijst van medewerkers filteren door op het filtericoon te klikken. Er verschijnt dan een nieuw venster met alle medewerkers waarop je kunt filteren door één of meerdere velden bovenaan in te vullen. Je hebt hier ook de mogelijkheid om op de ‘aanmaken’-knop te klikken om een nieuwe medewerker toe te voegen als deze nog niet voorkomt in de lijst. Je kan je werknemers ook beheren door links in het menu op ‘medewerkers’ te klikken. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen er nog stappen volgen, zoals extra informatie opgeven, documenten opladen en vaardigheden aanvullen. Na de aanmaak van je voorstel kom je op de overzichtspagina van je voorstel. Let op: Na het aanmaken van je voorstel wordt deze niet automatisch gepubliceerd. Om je voorstel te publiceren klik je rechtsboven op de actieknop en klik je vervolgens op ‘publiceren’.

Om naar het overzicht van je voorstellen te navigeren, klik je in het linkermenu op ‘aanvragen en voorstellen’ en selecteer je vervolgens het menu-item ‘voorstellen’. In het menu ‘voorstellen’ kan je alle voorstellen bekijken die ooit zijn aangemaakt. Je kan deze filteren via de filterknop rechtsboven. Net zoals bij aanvragen kan je ook hier je filters bewaren. De filter staat standaard ingesteld op voorstellen met status ‘draft’ of ‘gepubliceerd’. Als je voorstellen met andere statussen wil bekijken kan dit door middel van het aanvinken van meerdere statussen in de filter. In het overzichtsscherm van voorstellen kan je op een specifiek voorstel klikken om de detailpagina te openen.

Het is belangrijk om het onderscheid te maken tussen medewerkers en gebruikers. Medewerkers zijn de personen die je wilt voorstellen voor een klantaanvraag, terwijl gebruikers de medewerkers van je bedrijf zijn die toegang tot het platform nodig hebben om taken uit te voeren, zoals het bekijken van aanvragen en het indienen van voorstellen. Het beheren van medewerkers en gebruikers gebeurt dan ook op twee verschillende plaatsen in het platform: In het menu ‘medewerkers’ aan de linkerzijde, kan je medewerkers beheren en toevoegen die je uiteindelijk wil voorstellen of reeds voorgesteld hebt op een aanvraag van een klant. Het beheren van gebruikers kan via ‘administrator instellingen’. Je kan enkel naar dit menu navigeren indien je gebruiker de rol ‘Admin’ heeft. In dit menu vind je het submenu ‘gebruikers’ waar je de gebruikers van je bedrijf kan beheren.

Je kan je medewerkers beheren door links in het menu ‘medewerkers’ aan te klikken. Je krijgt een overzicht van alle medewerkers die je kan voorstellen of al voorgesteld zijn op een aanvraag van een klant. Het toevoegen van een nieuwe medewerker kan via de knop ‘aanmaken’ rechtsboven. Je kan meer informatie terugvinden van een bepaalde medewerker door deze aan te klikken. Je komt dan in het detailscherm terecht waar je onder andere bepaalde documenten kan koppelen en zien of deze medewerker gelinkt is aan één of meerdere voorstellen en/of opdrachten.

Om medewerkers te verwijderen ga je naar de lijst van medewerkers door links op het menu-item ‘medewerkers’ te klikken. Vervolgens klik je op de 3 puntjes naast de medewerker en klik je op ‘verwijderen’.

Onboarding- en offboarding-acties kan je uitvoeren via het submenu ‘medewerker acties’ in het ‘medewerkers’-menu. Afhankelijk van de instellingen van de klant kan bijvoorbeeld gevraagd worden om bepaalde informatie in te vullen, documenten te uploaden of andere stappen te voltooien als onderdeel van het onboarding- of offboardingproces.

Het platform bestaat uit vier modules: aanvragen, opdrachten, timesheets en financiële documenten. De beschikbare modules en informatie kunnen dus per klant verschillen, waardoor je voor sommige klanten andere functionaliteiten ziet dan voor andere.

Je kan je profiel beheren door rechtsboven in het scherm op je profiel te klikken. Hier kan je doorklikken naar je profiel voor het beheer van je persoonlijke informatie, rollen, meldingen, externe referenties, delegatie en het beheer van je account (wachtwoord opnieuw instellen of gebruiker verwijderen).

Je kan je meldingen beheren door rechtsboven in het scherm op je profiel te klikken. Je kan hier doorklikken naar meldingen.

Met de delegatiefunctie kan je tijdelijk je rollen en rechten overdragen aan een andere gebruiker binnen je organisatie. Dit is handig tijdens afwezigheid/vakantie. Vul de gebruiker, startdatum en einddatum in en klik op ‘bewaren’. Als je je rol wil delegeren, is het belangrijk om te onthouden dat: • Deze functie enkel de bedoeling heeft om tijdelijk toegang door te geven: als iemand de organisatie verlaat, mag deze functie niet gebruikt worden. • Je mag je profiel enkel naar een gebruiker delegeren die jouw dossiers correct kan opvolgen. Controleer dit even bij de HR-contactpersoon indien je hierover vragen hebt. • Het is mogelijk om een deel van je rollen te delegeren aan een andere gebruiker.

Klik rechtsboven op je gebruikersprofiel. Onder ‘mijn account beheren’ kan je je wachtwoord wijzigen of je account deactiveren.

De sectie ‘administrator instellingen’ biedt functies voor het beheren van organisatiegegevens, het aanmaken en verwijderen van gebruikers, het instellen van bedrijfsspecificaties en het beheren van e-mailmeldingen. Deze opties zijn alleen beschikbaar als je gebruikersrol de vereiste rechten heeft. Als dat niet het geval is, kan een gebruiker met de juiste rechten jouw rol aanpassen of een extra rol toevoegen die wel deze rechten heeft, zodat je toegang krijgt tot de gewenste functies. Meer uitleg hierover vind je in de FAQ rond administrator instellingen.

Voor technische ondersteuning kan je contact opnemen met Connecting-Expertise via support@connecting-expertise.com of telefonisch via +32 (0)3 / 304 83 76. Support is beschikbaar op weekdagen van 8:30 tot 17:30 uur CET.

Connecting-Expertise biedt enkel technische ondersteuning voor het platform. Voor inhoudelijke vragen kan je terecht bij de contactpersoon van het dossier. Contactinformatie vind je in de detailpagina van het betreffende dossier. Welke gegevens hier getoond worden is afhankelijk van de instellingen van de klant.

The admin settings enable administrators to personalize the Connecting-Expertise software for their company. If you have a role with the rights to manage the admin settings, you will see the admin settings module on the left in the menu. This section provides an overview of all possible actions for administrators. In this menu, you will find the following submenus: company, activities, departments, notifications, roles, reports, and users.

Go to the company section and make the desired changes. Fields with an asterisk (*) are mandatory. Don’t forget to click on ‘save’.

Click on ‘bank account numbers’ and add new account numbers. You can also modify or delete existing account numbers.

Select the domains in which you are active under ‘specializations’ in the activities menu. The requests from the client that are sent to these specializations will then appear in your overview.

Select the countries in which you are active under ‘geography’ in the activities menu. Don’t forget to click on ‘save’ here as well.

Click on the button in the top right corner to add new departments. Settings from the parent department can be copied to the new department. Departments can be classified under other departments to create multiple levels. Don’t forget to click on ‘save’.

Click on the three dots next to the department and then click on ‘edit’. You can manage details, users, and external references.

You can activate or deactivate notifications for the different roles within your company. You can manage this in the ‘notifications’ menu, a submenu of the ‘admin settings’. Changes are saved by clicking on ‘save’. Users can deactivate their own notifications or indicate whether they want to receive notifications immediately, daily, or never. If you have assigned a role to a user, this does not necessarily mean that this user will receive all the notifications that are checked for this role, since each user can decide for themselves which notifications they receive. You can, per user, view which notifications are set by going to the admin settings menu and then opening the ‘users’ submenu. On the detail page of the user concerned, you will find under the ‘notifications’ tab an overview of all notifications set for that user.

You can activate or deactivate permissions for the available roles within your company. You can also add new roles via the button at the bottom ‘add role’. When you want to add a new role, you enter a logical code for your role, and below that, you provide the role in three languages. After you have created the role, you can, in the overview screen, check which rights this role may have. You can also restrict the rights of this role to ‘own department and subdepartment(s)’ or ‘own department’ by clicking on the three dots and then on ‘access’. After you have fully configured the role, you can assign it to users. You can assign a role to a user by going to the ‘users’ section, a subsection of the ‘admin settings’, clicking on the user, and then clicking on the ‘roles’ tab. Here, you can assign one or more roles to the user per department. Note that you can link the user to a certain department with a role that has access to ‘own department and subdepartment(s)’. In this case, the user then has the rights of this role for the department to which they are added and all its underlying departments.

You can choose which reports are accessible to which roles. Via the ‘add report group’ button, you can add new report groups yourself. You can then link a report to a report group by clicking on the three vertical dots next to the name of the report group. Be sure, after adding the report, to activate the slider for the roles that need to be able to consult the reports.

In the users section, a subsection of the admin settings, you can add a new user by clicking on ‘create’ at the top right. Fill in the requested information. Note: The email address and username must be unique on the platform; the username is used by the user to log in to the platform and cannot be changed afterward. The email address is used for communication, such as receiving password reset instructions and other notifications. After you have created the user, it is important to assign the user to at least one department with one or more roles. As soon as the user is created, they receive an activation email to activate the account. Note: This activation link is valid for 72 hours. If the link has expired, please contact us via support@connecting-expertise.com.

Click on the three dots next to the user you want to adjust, then click on ‘edit’. This includes modifying the associated departments with the corresponding roles for the selected user.

Click on the three dots next to the user you want to adjust, then click on ‘delete’. Deleted users are anonymized according to GDPR regulations, where personal data is changed to ‘***’.

For support, you can contact Connecting-Expertise via email at support@connecting-expertise.com or by phone at +32 (0)3 / 304 83 76. Support is available on weekdays from 8:30 AM to 5:30 PM CET.