Naast een fris nieuw ontwerp zijn er enkele functionele wijzigingen: Bij het aanmaken van een gebruikersaccount moet je nu zowel een gebruikersnaam als een e-mailadres kiezen. De gebruikersnaam kan achteraf niet meer worden gewijzigd en wordt gebruikt om in te loggen op het platform. Het e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie, zoals het ontvangen van wachtwoordherstel-instructies en andere meldingen. Dit verschilt van de vorige versie van het platform, waar je e-mailadres ook je gebruikersnaam was. Het proces voor het indienen van voorstellen is veranderd. In de nieuwe versie kun je niet langer rechtstreeks kandidaatgegevens invoeren. Je begint nu met het selecteren van een medewerker (dit kan ook jezelf zijn) voordat je verdergaat. Indien nodig kun je tijdens het proces eenvoudig een nieuwe medewerker aanmaken. Deze aanpak biedt verschillende voordelen. Je hoeft niet langer herhaaldelijk dezelfde gegevens in te voeren wanneer je dezelfde kandidaat meerdere keren wilt voorstellen, wat niet alleen tijd bespaart maar ook de kans op fouten vermindert. Een andere belangrijke wijziging is dat contracten nu opdrachten worden genoemd. Bovendien zorgt de koppeling van dossiers zoals voorstellen en opdrachten aan een unieke medewerker ervoor dat je altijd een duidelijk en georganiseerd overzicht hebt. Je kunt op de detailpagina van een medewerker zien aan welke dossiers deze medewerker is gekoppeld. Kandidaatgegevens van eerder aangemaakte voorstellen worden automatisch omgezet in medewerkers. Als je in het verleden op aanvragen hebt gereageerd, zal de lijst met medewerkers al gegevens bevatten. Als je dezelfde persoon meerdere keren hebt voorgesteld, zul je merken dat er meerdere records zijn aangemaakt. Dit komt omdat we niet altijd over een unieke identificatie van een voorgestelde kandidaat beschikken in oude voorstellen. Deze meerdere records kunnen indien nodig later eenvoudig worden beheerd.

Connecting-Expertise is een onafhankelijk, real-time online platform voor het werken met tijdelijke werkkrachten zoals consultants, uitzendkrachten en freelancers. Het platform ondersteunt alle stappen met betrekking tot het werken met tijdelijke werkkrachten, zoals het creëren van aanvragen, selectie van kandidaten, beheren van opdrachten, invoeren van prestatiestaten en facturatie.

Het platform bestaat uit vier modules: aanvragen, opdrachten, prestatiestaten en financiële documenten. Dit is de FAQ voor de volledige leveranciersomgeving en beschrijft dus alle beschikbare functionaliteiten.

Wanneer je wordt overgezet naar de nieuwe versie, ontvang je een e-mail met het verzoek om je gebruikersaccount bij te werken. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat alle gegevens en instellingen correct worden opgezet in de nieuwe versie.

Om in te loggen op Connecting-Expertise, ga je naar app.connecting-expertise.com. Voer je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op ‘inloggen’. Als je je wachtwoord bent vergeten, klik dan op ‘wachtwoord vergeten’ en volg de instructies om een nieuw wachtwoord aan te vragen. Let op: Je hebt zowel een gebruikersnaam als een e-mailadres. Je gebruikt altijd de gebruikersnaam om in te loggen; deze wordt ingesteld bij het aanmaken van je account en kan achteraf niet meer worden gewijzigd. Het e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie, zoals het ontvangen van wachtwoordherstel-instructies en andere meldingen. Dit is anders dan in de vorige versie van het platform, waar je e-mailadres ook je gebruikersnaam was.

Je wachtwoord moet elke drie maanden worden vernieuwd. Het moet minimaal 12 tekens bevatten, inclusief een hoofdletter, een kleine letter, een cijfer en een speciaal teken. Het moet ook verschillen van de vijf voorgaande wachtwoorden.

Klik op de filterknop in de rechterbovenhoek van je overzichtsscherm. Je kunt specifieke data opvragen door criteria zoals klant of referentie in te voeren. Bij het invoeren van gegevens begint de filter automatisch te zoeken op basis van de ingevoerde criteria. Je kunt filters ook opslaan door onder de invoervelden op de knop ‘bewaren’ te klikken. Je moet de filter vervolgens een naam geven. Nadat de filter is bewaard, kun je deze terugvinden in het menu ‘filtervoorkeur’ rechtsboven. Je kunt een filter activeren of deactiveren door simpelweg op de naam van de filter te klikken.

Je kunt de volgorde van de kolommen aanpassen door rechtsboven in het overzicht (naast het filtericoon) op het kolomsymbool te klikken. Je kunt de kolommen slepen om de volgorde aan te passen. Je kunt hier ook kolommen aanvinken en uitvinken. De wijzigingen die je toepast, worden automatisch bewaard.

De ‘aanvragen’ module toont een overzicht van alle ontvangen aanvragen. Het overzicht bevat informatie zoals publicatiedatum, uiterste reactiedatum, titel van de aanvraag, naam van het bedrijf, type aanvraag (uitnodiging of marktplaats) en aantal gevraagd (het aantal posities dat je als leverancier kunt invullen).

Klik op de aanvraag in het overzicht. Dit opent een detailpagina met alle benodigde informatie om te beslissen of je een voorstel wilt indienen. Afhankelijk van de instellingen van de klant wordt hier ook de contactinformatie van de klant of aanvrager getoond.

Je kunt een voorstel op een aanvraag indienen door rechtsboven op de actieknop te klikken en vervolgens op ‘voorstel maken’. Een voorstel aanmaken gebeurt in verschillende stappen. Eerste stap: Je geeft algemene informatie op. Hier selecteer je ook welke medewerker je wilt voorstellen. Afhankelijk van de instellingen van de klant kunnen er nog stappen volgen, zoals extra informatie opgeven, documenten opladen en vaardigheden aanvullen. Na de aanmaak van je voorstel kom je op de overzichtspagina van je voorstel. Let op: Dit is een andere werking dan in de vorige versie. Door te werken met medewerkers kun je gemakkelijk dezelfde medewerker op meerdere aanvragen voorstellen. Voor alle voorstellen die in de vorige versie van de tool zijn gemaakt, zal automatisch een medewerker worden aangemaakt. Je kunt bij het aanmaken van een voorstel deze lijst van medewerkers filteren door op het filtericoon te klikken. Er verschijnt dan een nieuw venster met alle medewerkers waarop je kunt filteren door één of meerdere velden bovenaan in te vullen. Je hebt hier ook de mogelijkheid om op de ‘aanmaken’ knop te klikken om een nieuwe medewerker toe te voegen als deze nog niet voorkomt in de lijst. Je kunt je medewerkers ook beheren door links in het menu op ‘medewerkers’ te klikken. Let op: Na het aanmaken van je voorstel wordt deze niet automatisch gepubliceerd. Om je voorstel te publiceren, klik je rechtsboven op de actieknop en klik je vervolgens op ‘publiceren’.

Om naar het overzicht van je voorstellen te navigeren, klik je in het linkermenu op ‘aanvragen en voorstellen’ en selecteer je vervolgens het menu-item ‘voorstellen’. In het menu ‘voorstellen’ kun je alle voorstellen bekijken die ooit zijn aangemaakt. Je kunt deze filteren via de filterknop rechtsboven. Net zoals bij aanvragen kun je ook hier je filters bewaren. De filter staat standaard ingesteld op voorstellen met status ‘draft’ of ‘gepubliceerd’. Als je voorstellen met andere statussen wilt bekijken, kun je dit doen door meerdere statussen aan te vinken in de filter. Sommige statussen zoals ‘op longlist geplaatst’ en ‘op shortlist geplaatst’ worden niet door alle klanten gedeeld. In het overzichtsscherm van voorstellen kun je op een specifiek voorstel klikken om de detailpagina te openen.

Het is belangrijk om het onderscheid te maken tussen medewerkers en gebruikers. Medewerkers zijn de personen die je wilt voorstellen voor een klant aanvraag, terwijl gebruikers de medewerkers van je bedrijf zijn die toegang tot het platform nodig hebben om taken uit te voeren, zoals het bekijken van aanvragen en het indienen van voorstellen. Het beheren van medewerkers en gebruikers gebeurt dan ook op twee verschillende plaatsen in het platform: • In het menu ‘medewerkers’ aan de linkerzijde kun je medewerkers beheren en toevoegen die je wilt voorstellen of reeds hebt voorgesteld op een aanvraag van een klant. • Het beheren van gebruikers kan via ‘administrator instellingen’. Je kunt alleen naar dit menu navigeren als je de rol ‘Admin’ hebt. In dit menu vind je het submenu ‘gebruikers’ waar je de gebruikers van je bedrijf kunt beheren.

Je kunt je medewerkers beheren door links in het menu op ‘medewerkers’ te klikken. Je krijgt een overzicht van alle medewerkers die je kunt voorstellen of al voorgesteld zijn op een aanvraag van een klant. Het toevoegen van een nieuwe medewerker kan via de knop ‘aanmaken’ rechtsboven. Je kunt meer informatie over een bepaalde medewerker vinden door deze aan te klikken. Je komt dan in het detailscherm terecht waar je onder andere bepaalde documenten kunt koppelen en zien of deze medewerker gekoppeld is aan één of meerdere voorstellen en/of opdrachten.

Om medewerkers te verwijderen ga je naar de lijst van medewerkers door links op het menu-item ‘medewerkers’ te klikken. Vervolgens klik je op de drie puntjes naast de medewerker en klik je op ‘verwijderen’.

Onboarding- en offboarding-acties kun je uitvoeren via het submenu ‘medewerker acties’ in het ‘medewerkers’ menu. Afhankelijk van de instellingen van de klant kan bijvoorbeeld gevraagd worden om bepaalde informatie in te vullen, documenten te uploaden of andere stappen te voltooien als onderdeel van het onboarding- of offboardingproces.

Het platform bestaat uit vier modules: aanvragen, opdrachten, prestatiestaten en financiële documenten. De beschikbare modules en informatie kunnen per klant verschillen, waardoor je voor sommige klanten andere functionaliteiten ziet dan voor andere.

Het invullen van je prestatiestaten gebeurt nog steeds via https://customer.connecting-expertise.com/index.php?event=contractor.login met de inloggegevens die destijds zijn doorgestuurd. Je kunt je prestatiestaten wel raadplegen via https://app.connecting-expertise.com/.

Je kunt je profiel beheren door rechtsboven in het scherm op je profiel te klikken. Hier kun je doorklikken naar je profiel voor het beheer van je persoonlijke informatie, rollen, meldingen, externe referenties, delegatie en het beheer van je account (wachtwoord opnieuw instellen of gebruiker verwijderen).

Je kunt je meldingen beheren door rechtsboven in het scherm op je profiel te klikken en vervolgens ‘meldingen’ te selecteren.

Pushmeldingen zijn de meldingen die binnen het platform worden weergegeven. Op dit moment worden alleen meldingen via e-mail ondersteund.

Met de delegatie functie kun je tijdelijk je rollen en rechten overdragen aan een andere gebruiker binnen je bedrijf. Dit is handig tijdens afwezigheid of vakantie. Vul de gebruiker, startdatum en einddatum in en klik op ‘bewaren’. Als je je rol wilt delegeren, is het belangrijk om te onthouden dat: • Deze functie alleen bedoeld is om tijdelijk toegang door te geven; deze mag niet worden gebruikt wanneer iemand het bedrijf verlaat. • Je je profiel alleen mag delegeren aan een gebruiker die je dossiers correct kan opvolgen. Controleer dit bij de HR-contactpersoon indien je hierover vragen hebt. • Het is mogelijk om een deel van je rollen te delegeren aan een andere gebruiker.

Klik rechtsboven op je gebruiker profiel. Onder ‘mijn account beheren’ kun je je wachtwoord wijzigen of je account deactiveren.

De ‘administrator instellingen’ sectie biedt functies voor het beheren van bedrijfsgegevens, het aanmaken en verwijderen van gebruikers, het instellen van bedrijfsspecificaties en het beheren van e-mailmeldingen. Deze opties zijn alleen beschikbaar als je gebruikersrol de vereiste rechten heeft. Als dat niet het geval is, kan een gebruiker met de juiste rechten je rol aanpassen of een extra rol toevoegen die wel deze rechten heeft, zodat je toegang krijgt tot de gewenste functies. Meer uitleg hierover vind je in de FAQ over administrator instellingen.

Voor technische ondersteuning kun je contact opnemen met Connecting-Expertise via e-mail op support@connecting-expertise.com of telefonisch via +32 (0)3 / 304 83 76. Support is beschikbaar op weekdagen van 8:30 tot 17:30 uur CET.

Connecting-Expertise biedt alleen technische ondersteuning voor het platform. Voor inhoudelijke vragen over aanvragen, selecties en dergelijke kun je terecht bij de contactpersoon van het dossier. Contactinformatie vind je op de detailpagina van het betreffende dossier. Welke gegevens hier worden getoond, is afhankelijk van de instellingen van de klant.